在留資格認定証明書交付申請における必要書類と申請の流れについて解説

日本に中長期間滞在するために必要な「在留資格認定証明書」の交付申請について、手続きの流れや準備すべき書類を解説します。この証明書は、外国籍の方が就労や留学などの目的で来日する際に、入国審査をスムーズに進めるための重要な書類です。

本記事では、証明書の基本的な役割から、具体的な申請方法、必要書類、申請時の注意点、そして交付後の流れまでを網羅的に説明し、これから申請を準備する方の疑問を解消します。

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在留資格認定証明書とは

在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility）とは、日本に中長期的に滞在を希望する外国人が、入国目的である活動内容が各種の在留資格の要件に適合していることを、日本の出入国在留管理庁が事前に審査し、証明する公文書です。この証明書を日本の空港で行われる上陸審査時に提示することで、在留資格に関する条件を満たしていることの証明が容易になり、入国手続きを進めることが可能となります。

在留資格認定証明書はどんなときに使うもの？

在留資格認定証明書は、外国籍の方が「短期滞在」以外の目的で、新たに日本へ入国しようとする際に使用します。具体的には、日本の企業で働くための「技術・人文知識・国際業務」や、大学などで学ぶための「留学」、日本人と結婚して日本で暮らす「日本人の配偶者等」といった、中長期の滞在を前提とする在留資格を取得する場合に必要です。

この証明書を事前に取得し、自国の日本国大使館や総領事館で査証（ビザ）を申請します。そして、日本の空港での上陸審査時に査証と共に提示することで、上陸許可の手続きがスムーズに進みます。再入国許可を得て一時出国した後の再入国時には、原則として不要です。

在留カード、在留資格との違いは？種類はあるの？

「在留資格」とは、外国人が日本で行える活動や身分を定めた法的な資格そのものを指します。
「在留資格認定証明書」は、日本へ入国する前に、申請者がその在留資格の条件に適合していることを法務大臣が証明する書類です。一方、「在留カード」は、日本に中長期間滞在する外国人に対し、上陸許可や在留資格の変更許可などに伴って交付される身分証明書であり、日本入国後に空港や市区町村の役所で受け取ります。

証明書自体に種類があるわけではなく、申請する在留資格（例：「留学」「興行」など）に応じて申請書様式や添付書類が異なります。つまり、どの在留資格を取得したいかによって、手続きの内容が変わります。

在留資格認定証明書の取得方法

在留資格認定証明書を取得するためには、定められた手続きに沿って申請を行う必要があります。
申請は、原則として日本国内にいる代理人が、申請者本人に代わって地方出入国在留管理局に対して行います。ここでは、申請書の提出先から、申請資格を持つ代理人の範囲、申請に必要な書類、費用、そしてオンラインでの申請方法まで、取得に関する一連の具体的な手順と注意点を解説します。正しい手順を理解し、不備なく準備を進めることが、円滑な証明書交付への第一歩となります。

在留資格認定証明書の提出先や配布場所

在留資格認定証明書交付申請書の提出先は、原則として申請人を受け入れる予定の会社や学校の所在地、または申請代理人となる親族の住所地を管轄する地方出入国在留管理官署（地方出入国在留管理局、支局、出張所）の窓口です。申請書は、これらの官署の窓口で受け取ることが可能ですが、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトからもダウンロードできます。

ウェブサイトではPDF形式とExcel形式のファイルが提供されており、自宅やオフィスで印刷して使用できるため、オンラインでの入手が一般的です。最新の様式を使用する必要があるため、ウェブサイトからのダウンロードが推奨されます。

在留資格認定証明書を申請できるのは誰？

在留資格認定証明書の交付申請は、申請者本人（日本に入国を希望する外国人）が海外にいるため、通常は日本国内にいる代理人が行います。代理人になれるのは、申請人を受け入れる予定の企業の職員や学校の教職員、日本に住んでいる申請人の親族などです。また、地方出入国在留管理局長に届け出た弁護士や行政書士も、依頼を受けて申請の取次ぎを行えます。

実務上は、受け入れ先の企業の人事担当者や、専門家である行政書士が代理人として手続きを進めるケースがほとんどです。申請人本人が短期滞在などで日本にいる間に申請することも理論上は可能ですが、一般的ではありません。

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交付申請の必要書類

在留資格認定証明書の交付申請には、まず全ての在留資格に共通する基本書類を準備する必要があります。これには、証明写真（縦4cm×横3cm）を貼付した「在留資格認定証明書交付申請書」、結果通知の郵送に使う404円分の切手（簡易書留用）を貼った返信用封筒が含まれます。

代理人が申請する場合には、その代理人の身分を証明する文書（例：社員証の写し、在留カードなど）も必要です。これらの基本書類に加えて、取得を目指す在留資格の種類に応じて、申請人の活動内容や経歴、受け入れ機関の安定性などを証明するための立証資料を添付しなければなりません。詳細は在留資格ごとに細かく定められています。

【在留資格別】必要書類の例

必要となる書類は、取得を目指す在留資格によって大きく異なります。例えば、就労資格である「技術・人文知識・国際業務」を申請する場合、申請人と受け入れ企業との間で交わされた雇用契約書の写し、申請人の学歴や職歴を証明する卒業証明書や在職証明書、そして受け入れ企業の規模や経営状況を示す登記事項証明書や直近年度の決算文書などが必要です。

一方で、「留学」の在留資格を申請する際には、入学許可書の写しや、日本での学費や生活費を支弁できる能力があることを証明する預金残高証明書などが中心的な書類となります。申請前には、必ず出入国在留管理庁のウェブサイトで自身の該当する在留資格のページを確認し、最新の必要書類リストを準備してください。

在留資格認定証明書交付申請書のダウンロード

在留資格認定証明書交付申請書の様式は、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトから無料でダウンロードできます。サイト内では、取得したい在留資格の種類ごとに申請書が分かれており、PDF形式とExcel形式の両方が提供されています。Excel形式のファイルを使えば、パソコン上で直接情報を入力してから印刷できるため、手書きによる記入ミスを防ぎやすいという利点があります。

様式は法改正などによって変更される可能性があるため、申請手続きを行う際には、必ず最新のバージョンを公式サイトから入手するようにしてください。古い様式を使用すると、申請が受理されない、または審査が遅れる原因となる可能性があります。

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在留資格認定証明書交付申請書の書き方・記入例

在留資格認定証明書交付申請書を記入する際は、全ての項目を正確かつ正直に記載することが極めて重要です。記入項目には、申請人本人の氏名、国籍、生年月日などの個人情報に加え、パスポート情報、日本での具体的な活動内容、滞在予定期間、日本の連絡先などが含まれます。特に、受け入れ機関に関する情報（会社名、所在地、資本金など）は、登記事項証明書などの公的書類と完全に一致している必要があります。

出入国在留管理庁のウェブサイトには、主要な在留資格ごとに申請書の記入例が掲載されているため、それを参考にしながら作成を進めるのが確実です。不明な点や判断に迷う項目がある場合は、自己判断で記入せず、受け入れ機関の担当者や行政書士などの専門家に相談してください。

申請にかかる費用・手数料

在留資格認定証明書の交付申請そのものに関して、出入国在留管理庁へ支払う手数料は無料です。申請の審査や証明書の交付に対して、国から手数料が請求されることはありません。ただし、申請準備の過程でいくつかの実費が発生します。

例えば、申請書に貼付する証明写真の撮影費用、住民票や戸籍謄本、会社の登記事項証明書といった各種証明書の発行手数料、そして審査結果を郵送で受け取るための返信用封筒の切手代（簡易書留料金）などが挙げられます。また、申請手続きを行政書士や弁護士などの専門家に依頼する場合は、その代行手数料が別途必要となります。

オンライン申請も可能

在留資格認定証明書の交付申請は、窓口での提出に加えて、オンラインでも手続きが可能です。
在留申請オンラインシステムを利用することで、地方出入国在留管理局の窓口へ出向くことなく、24時間いつでも申請を行えます。このシステムは、申請人を受け入れる機関の職員や、依頼を受けた弁護士・行政書士など、あらかじめ利用申出を行い承認された人が利用できます。

オンライン申請のメリットは、移動時間や待ち時間の削減、交通費や郵送費のコスト削減、在留カードの郵送受取が可能になる点などが挙げられます。利用にはマイナンバーカードやICカードリーダライタが必要となるため、事前に環境を整えておく必要があります。

申請時の注意点

在留資格認定証明書の申請時には、いくつかの重要な注意点があります。

在留資格認定証明書の有効期限

在留資格認定証明書が無事に交付された後も、その取り扱いには注意が必要です。特に重要なのが有効期限の管理です。この証明書は永続的に使えるわけではなく、定められた期間内に使用しなければ効力を失ってしまいます。

ここでは、証明書の有効期限がいつまでなのか、どのような場合に返納が必要になるのか、そして万が一紛失したり有効期限が過ぎてしまったりした場合に、どのように対処すればよいのかについて具体的に解説します。

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有効期限、返納しなければならないケースは？

在留資格認定証明書の有効期限は、交付日から3か月間です。この期間内に、在外公館での査証（ビザ）申請を済ませ、日本に入国して上陸審査を受ける必要があります。新型コロナウイルス感染症の影響で一時的に有効期間が延長される措置が取られたこともありましたが、現在は原則通り3か月となっています。もしこの有効期間内に日本へ入国しなかった場合、証明書は失効します。

また、証明書を取得したものの、受け入れ機関の倒産や内定取り消しなどにより、予定していた活動が行えなくなった場合は、速やかに出入国在留管理庁へ証明書を返納する義務があります。
虚偽の申請が判明した場合も同様に返納が必要です。

紛失・有効期限が切れた場合の対応

在留資格認定証明書を紛失してしまった場合、残念ながら再発行の制度はありません。そのため、もう一度最初から交付申請手続きをやり直す必要があります。同様に、交付から3か月の有効期限が過ぎてしまった場合も、その証明書は無効となり、使用することはできません。この場合も、改めて新規として申請書類一式を準備し、再度、出入国在留管理局の審査を受けることになります。

どちらのケースでも、再び審査期間が必要となり、入国までのスケジュールに大幅な遅れが生じる可能性があります。証明書は非常に重要な書類であるため、厳重に保管し、交付されたら速やかに入国準備を進めることが求められます。

認定証明書が不交付になった場合の対応

万が一、在留資格認定証明書の申請が不交付という結果になった場合、まずはその理由を把握し、次の対策を検討する必要があります。不交付には必ず何らかの理由があり、それを解消しない限り、再申請しても同様の結果になる可能性が高いです。

ここでは、不交付の理由を確認する方法、再申請に向けた準備、そして証明書が交付されたにもかかわらず、その後の査証申請で不許可となった場合の対応など、申請が計画通りに進まなかった際の具体的な対処法について解説します。

日本国大使館での査証申請が不許可になった場合の対応

在留資格認定証明書が交付されたとしても、その後の在外公館（日本国大使館や総領事館）での査証（ビザ）申請が必ず許可されるとは限りません。認定証明書の発行は法務省（出入国在留管理庁）の管轄であり、査証の発給は外務省の管轄であるため、それぞれ独立した審査が行われます。
査証申請が不許可となる理由としては、認定証明書の申請時と状況が変わった、提出書類の信憑性に疑義が生じた、過去の出入国歴に問題があったなどが考えられます。

不許可の場合、原則としてその具体的な理由は開示されませんが、約6か月間は同一目的での再申請ができません。再申請を検討する際は、不許可の原因を推測し、問題点を解消するための追加資料などを準備する必要があります。

日本入国までの流れ

在留資格認定証明書が無事に交付されたら、次はいよいよ日本への入国準備を進める段階に入ります。証明書はあくまで入国手続きを円滑にするための書類であり、それだけで日本に入国できるわけではありません。証明書を受け取ってから、自国の日本国大使館・総領事館での査証（ビザ）申請、そして日本の空港での上陸審査を経て在留カードを受け取るまで、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、申請から入国までの一連のプロセスを時系列に沿って分かりやすく説明します。

在留資格認定証明書交付申請から日本入国までの一般的な流れ

在留資格認定証明書を取得してから日本に入国するまでの流れは、以下のステップで進むのが一般的です。

そこで問題がなければ上陸が許可され、中長期滞在者には在留カードが交付されます。

申請から承認されるまでの期間は？

在留資格認定証明書の交付申請から結果が出るまでの標準的な審査期間は、1か月から3か月程度とされています。しかし、これはあくまで目安であり、申請する在留資格の種類、申請者の国籍、受け入れ機関の規模、申請時期（例：4月入社のための申請が集中する時期など）によって変動します。例えば、提出書類に不備があったり、審査の過程で追加資料の提出を求められたりした場合は、審査期間がさらに長引くことになります。

そのため、日本での就労開始日や入学日が決まっている場合は、その日から逆算して、少なくとも3か月から半年程度の余裕を持って申請準備を開始することが不可欠です。審査状況を個別に問い合わせることは通常できません。

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まとめ

在留資格認定証明書は、外国籍の方が就労や留学などの目的で日本に中長期的に滞在するために最初に行う重要な手続きです。申請は日本国内の代理人を通じて行い、申請書や写真といった共通書類のほか、目指す在留資格に応じた詳細な立証資料の提出が求められます。

申請から交付までは通常1か月から3か月を要するため、入国予定から逆算して余裕を持ったスケジュールを組む必要があります。交付された証明書の有効期間は3か月であり、この期間内に査証を取得し日本に入国しなければなりません。申請書類の記載内容や添付資料に不備や虚偽があると不交付の原因となるため、出入国在留管理庁の公式サイトで最新情報を確認し、正確な申請を行うことが求められます。