外国人の在留期間の更新に必要な書類や手続きについて解説

日本に中長期滞在する外国人にとって在留カードは身分を証明する重要なものです。この在留カードには有効期間があり、期限が切れる前に更新手続きを行わなければなりません。本記事では在留カードの更新（在留期間更新許可申請）に必要な書類や手続きの流れ、費用、注意点などを網羅的に解説します。

外国人本人だけでなく外国人を雇用する企業の担当者も手続きをスムーズに進めるための参考にしてください。

在留期間の更新とは？申請が必要なタイミング

一般的に「更新」と呼ばれる手続きは、法的には「在留期間更新許可申請」を指します。
これは、現在の在留資格のまま、引き続き日本に滞在するために在留期間を延長する手続きのことです。
申請は、在留期間の満了する3ヶ月前から満了日までに行う必要があります。
期間満了日が近づいてから慌てないよう、早めに準備を始めることが重要です。

なお、永住者は在留期間の更新ではなく、在留カードの有効期間そのものを更新する「在留カード有効期間更新申請」を、有効期間が満了する2ヶ月前から行うことになります。
自分の状況に合わせて、適切な手続きを確認してください。

更新を忘れてしまった場合のリスク

在留期間の更新手続きを忘れ、有効期間を1日でも過ぎてしまうと「不法滞在（オーバーステイ）」の状態になります。
不法滞在は出入国管理及び難民認定法違反にあたり、厳しい罰則が科される可能性があります。
具体的には、3年以下の懲役もしくは禁錮または300万円以下の罰金に処せられるほか、日本から強制的に退去させられる「退去強制」の対象となります。

一度退去強制になると、原則として最低5年間は日本への再入国が認められません。
意図的でなくても、単なる「うっかり」が重大な結果を招くことになるため、在留期間の有効期間の管理は極めて重要です。

在留期間の更新時に必要な書類一覧

更新手続きには、申請者全員が提出する共通の書類に加え、保有している在留資格や個人の状況に応じて追加で必要となる書類があります。
必要書類に不備があると、審査に時間がかかったり、最悪の場合、申請が不許可になったりする可能性もあります。

手続きを始める前に、出入国在留管理庁のウェブサイトで最新の情報を確認し、自分のケースではどの書類が必要になるのかを正確に把握することが大切です。

【共通】申請者全員が必要な書類

在留期間の更新（在留期間更新許可申請）において、在留資格に関わらず全ての申請者が提出しなければならない共通書類があります。
まず、「在留期間更新許可申請書」が必要です。
この様式は、出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロードできます。
次に、規定のサイズ（縦4cm×横3cm）を満たした証明写真1葉を用意し、申請書に貼付します。

申請時には、有効な「パスポート（旅券）」と現在所持している「在留カード」の提示も求められます。
これらの書類は、手続きの基本となるものですので、申請に行く前に必ず全て揃っているかを確認してください。
申請書は事実に基づいて正確に記入することが重要です。

【状況・在留資格別】追加で必要な書類

共通書類に加えて、保有している在留資格や申請者の状況によって提出が必要な書類が異なります。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ会社員の場合、住民税の課税証明書及び納税証明書が求められます。
また、転職している場合は、新しい勤務先の法定調書合計表や登記事項証明書、労働条件通知書作成なども必要です。

一方、「家族滞在」の資格で滞在している場合は、扶養者との関係を証明する書類（戸籍謄本や結婚証明書など）や、扶養者の在職証明書、住民税の課税・納税証明書などが追加で要求されます。
どの書類が必要になるかは個別のケースで細かく分かれるため、必ず出入国在留管理庁の公式サイトで自身の在留資格に対応する最新の必要書類リストを確認してください。

書類を準備する際の注意点

書類を準備する際には、いくつかの注意点があります。
申請書に貼付する写真は、申請前3ヶ月以内に撮影された、無帽・無背景で鮮明なものが必要です。
サイズ（縦4cm×横3cm）も厳守してください。

住民税の課税証明書や納税証明書などの各種証明書は、発行日から3ヶ月以内のものを提出します。
外国語で作成された書類には、日本語の翻訳文を添付する必要がある点にも注意しましょう。
申請書は黒のボールペンで記入し、書き間違えた場合は修正液などを使わず、二重線で訂正してください。
書類に不備があると審査が遅れる原因となるため、提出前に何度も確認することが大切です。

在留期間更新申請手続きの流れ

大まかな流れとしては、まず申請場所と申請可能な期間を確認し、必要書類を準備します。
次に、準備した書類を持って管轄の地方出入国在留管理局へ行き、申請を行います。

審査には一定の期間を要し、審査が完了したら、新しい在留カードを受け取るというステップで完了します。
それぞれの段階で注意すべき点があるため、事前に全体の流れを把握しておくことで、スムーズな手続きにつながります。

1. 申請場所と申請期間の確認

在留カード更新の申請は、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署（地方出入国在留管理局、支局、出張所）で行います。
他の地域の入管では受け付けてもらえないため、必ず自分の住んでいる地域を管轄する場所を確認してください。
申請期間は、原則として在留期間の満了する日の3ヶ月前から満了日当日までです。

入院や長期の海外出張など、やむを得ない事情がある場合は3ヶ月より前から申請が認められることもありますが、その際は理由を証明する資料の提出が必要になります。
余裕を持ったスケジュールで手続きを進めるためにも、申請期間に入ったらできるだけ早く行動を開始することが推奨されます。

2. 地方出入国在留管理局で申請

必要書類がすべて揃ったら、管轄の地方出入国在留管理局の窓口へ提出し、申請手続きを行います。
申請は、原則として本人、法定代理人、または地方出入国在留管理局長から承認を受けた取次者が行う必要があります。
近年では、マイナンバーカードを利用したオンライン申請も可能になっており、入管へ出向く時間がない場合に便利です。

窓口で申請が受理されると、審査中であることを示すスタンプが在留カードの裏面に押されます。
このスタンプがあれば、審査中に在留期間が満了しても、特例として満了日から最大2ヶ月間は適法に日本に滞在できます。
窓口は混雑することが多いため、時間に余裕を持って行くようにしましょう。

3. 新しい在留カードの受け取り

申請後、審査が完了すると、結果を知らせる通知書（通常はハガキ）が郵送で届きます。
許可の通知であった場合、指定された期間内に、通知書、現在使用している在留カード、パスポート、そして手数料納付書を持参して、申請した地方出入国在留管理局へ受け取りに行きます。

手数料納付書には、手数料額面の収入印紙を貼付しておく必要があります。
窓口でこれらの書類を提出し、本人確認が完了すると、新しい在留カードが交付されます。
受け取った際には、氏名や在留資格、在留期間などの記載内容に誤りがないか、その場で必ず確認してください。

在留期間更新にかかる手数料・費用

在留期間の更新が許可された場合、2025年4月1日以降の申請には手数料が必要です。窓口での申請は6,000円、オンライン申請の場合は5,500円となります。なお、2025年3月31日までに受け付けられた申請については、改定前の4,000円が適用されます。
この手数料は、現金ではなく収入印紙で支払います。収入印紙は、地方出入国在留管理局の庁舎内にある売店や、郵便局、一部のコンビニエンスストアなどで購入できます。

申請時に支払うのではなく、審査が完了し、新しい在留カードを受け取る際に、手数料納付書に貼付して提出する流れとなります。万が一、申請が不許可となった場合には、この手数料を支払う必要はありません。その他、住民票や納税証明書といった公的な証明書を取得するための発行手数料や、申請場所までの交通費などが別途かかることも考慮しておくと良いでしょう。

【企業担当者向け】従業員の在留カード更新における注意点

外国人を雇用する企業には、従業員の在留カードの有効期限を適切に管理する責任があります。もし従業員が更新を怠り、在留期限が切れた状態で雇用を継続した場合、企業側が「不法就労助長罪」に問われる可能性があります。2025年6月の法改正により、不法就労助長罪の罰則は「5年以下の懲役もしくは500万円以下の罰金、またはその両方」に厳罰化される見込みです。
このような事態を避けるため、企業は従業員の在留カード情報を台帳で管理し、有効期限が近づいたら本人に通知するなどの体制を整えることが不可欠です。また、更新に必要な書類（在職証明書など）を速やかに発行したり、手続きについて相談に乗ったりするなどのサポートも、従業員との信頼関係構築につながります。

まとめ

在留期間の更新は、日本での生活や就労を継続するために避けては通れない、非常に重要な手続きです。
申請には多くの書類が必要となり、在留資格によって準備するものが異なるため、事前の情報収集が欠かせません。

手続きを怠ると不法滞在となり、厳しい罰則を受ける可能性があるため、有効期間を常に意識し、余裕を持ったスケジュールで申請を行うことが求められます。
もし手続きに不安がある場合や、複雑な事情を抱えている場合は、出入国在留管理庁のインフォメーションセンターや、行政書士などの専門家に相談することも有効な手段です。

よくある質問

Q. 在留期間の更新審査中に有効期限が切れてしまった
A. 在留期間の満了日までに更新申請が受理されていれば、たとえ審査中に有効期限が過ぎてしまっても、ただちに不法滞在になるわけではありません。
この場合、「特例期間」が適用され、在留期間の満了日から最大2ヶ月間は、現在の在留資格のまま適法に日本に滞在し続けることが可能です。

申請が受理された際に在留カードの裏面に押される「在留期間更新許可申請中」のスタンプが、特例期間中であることの証明になります。
ただし、この特例期間を超えても審査結果が出ない場合は、状況が出入国在留管理庁に確認が必要です。
基本的には、特例期間内に審査結果が通知されるようになっています。

Q. 在留カードを紛失・破損してしまった場合はどうすれば良いか
A. 在留カードを紛失したり、著しく汚損・毀損したりした場合は、その事実を知った日から14日以内に、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署で再交付申請を行わなければなりません。
これは法律で定められた義務であり、正当な理由なく怠った場合は罰則の対象となる可能性があります。

紛失した場合は、まず最寄りの警察署に遺失届を提出し、「遺失届受理証明書」を発行してもらいます。
再交付申請には、この証明書のほか、申請書、写真、パスポートが必要です。
破損の場合は、破損した在留カードを持参して手続きを行います。
更新時期が近い場合でも、先に再交付の手続きを済ませる必要があります。