在留資格変更許可申請書の書き方とは？記入例や審査期間についても解説

目次
1.在留資格変更許可申請の基本を理解しよう1.1.在留資格の変更が必要になるケースとは？1.2.申請手続きの大まかな流れと審査にかかる期間1.3.申請書はどこで入手できる？ダウンロード先を紹介2.【項目別】在留資格変更許可申請書の書き方を解説2.1.申請者本人が記入する箇所のポイント（申請人等作成用）2.2.勤務先などの所属機関が記入する箇所のポイント（所属機関等作成用）2.3.申請理由欄は具体的にどう書けばいい？2.4.貼り付ける顔写真のサイズや規格のルール3.【ケース別】在留資格変更のパターンと記入例3.1.「留学」から就労系の在留資格（技術・人文知識・国際業務など）に変更する場合3.2.「留学」から「特定技能」の在留資格に変更する場合3.3.「技能実習」から「特定技能」の在留資格に変更する場合3.4.就労目的以外で配偶者等の在留資格に変更する場合4.在留資格変更許可申請で知っておきたい注意点4.1.申請書以外に準備すべき必要書類一覧4.2.提出先はどこ？最寄りの出入国在留管理局の探し方4.3.移行準備のための「特定活動」へ変更する際の特例4.4.オンライン申請を利用する方法とメリット5.まとめ在留資格変更許可申請書とは、現在保有している在留資格の範囲を超えて、異なる活動を行うために必要な手続きの書類です。
本記事では、申請書の正しい書き方を項目別に解説するとともに、具体的な記入例をケース別にご紹介します。また、手続きの流れや審査期間、必要書類についても網羅的に説明し、申請をスムーズに進めるための情報を提供します。

この記事でわかること
・在留資格変更許可申請書の項目別・正しい書き方
・留学から就労などケースごとの申請ポイント
・手続き全体の流れと不許可を避けるための注意点

在留資格変更許可申請の基本を理解しよう

在留資格の変更を円滑に進めるためには、まず基本的な知識を理解しておくことが重要です。
どのような場合に申請が必要になるのか、手続きはどのような流れで進むのか、そして申請書はどこで手に入るのかといった、申請前の準備段階で知っておくべき情報を整理して解説します。

在留資格の変更が必要になるケースとは？

現在保有している在留資格で認められている活動の範囲を超えて、別の活動を行いたい場合に在留資格の変更が必要です。例えば、留学生が日本の大学を卒業して企業へ就職する場合や、就労系の在留資格を持つ人が日本人と結婚して配偶者としての活動を主とする場合などが該当します。
また、転職によって職務内容が現在の在留資格の範囲から外れる際にも変更手続きが求められます。これは在留期間を延長する更新手続きとは異なり、活動内容そのものを変更するための申請です。

在留期間「更新」と在留資格「変更」の違い

在留資格に関する手続きで混同されやすいのが、「更新」と「変更」です。
在留期間更新許可申請は、現在の活動内容や目的を変えずに、在留期限だけを延長する手続きを指します。

一方、在留資格変更は、留学生が就労を開始するなど、日本での活動内容そのものが変わる場合に行う手続きです。
どちらの申請を行うかによって使用する様式や提出書類が大きく異なるため、自分のケースがどちらに該当するか正確に把握しておく必要があります。

申請手続きの大まかな流れと審査にかかる期間

在留資格変更の申請は、まず必要書類を収集・作成し、住居地を管轄する出入国在留管理局へ提出することから始まります。申請が受理されると審査が行われ、標準処理期間は1か月から2か月とされています。ただし、この期間はあくまで目安であり、申請者の状況や申請する在留資格の種類、地方出入国在留管理局の混雑状況によって大きく変動する可能性があります。許可が下りると通知ハガキが届き、それを持って再度出入国在留管理局へ出向き、新しい在留カードを受け取るという流れになります。

申請書はどこで入手できる？ダウンロード先を紹介

在留資格変更許可申請書の様式は、全国の地方出入国在留管理局の窓口で入手できるほか、出入国在留管理庁のウェブサイトからもダウンロードが可能です。法務省の公式サイト内にある「在留資格変更許可申請」のページに、申請に必要な各種書類のフォーマットがPDF形式およびExcel形式で用意されています。変更を希望する在留資格の種類によって使用する様式が異なるため、自身の目的に合った正しい申請書をダウンロードすることが重要です。事前にウェブサイトで確認し、最新のものを準備してください。

【項目別】在留資格変更許可申請書の書き方を解説

在留資格変更許可申請書は、申請者本人が作成する部分と、勤務先などの所属機関が作成する部分に分かれています。ここでは、それぞれの用紙について項目別に書き方のポイントを解説します。特に迷いやすい申請理由の書き方や、写真の規格についても詳しく説明し、正確な書類作成をサポートします。

申請者本人が記入する箇所のポイント（申請人等作成用）

申請人等作成用の書類では、まず国籍・地域、氏名、生年月日といった基本情報をパスポートや在留カードと相違なく正確に記入することが大前提です。特に在留カード番号や旅券番号は、一字一句間違えないよう慎重に転記してください。
学歴や職歴の欄は、変更後の在留資格で従事する活動との関連性を示す重要な項目となります。最終学歴から現在までの経歴を空白期間が生じないように具体的に記載し、これまでの経験が新しい活動にどう活かされるかを間接的に示す必要があります。

勤務先などの所属機関が記入する箇所のポイント（所属機関等作成用）

所属機関等作成用の書類は、主に就職や転職先の会社が作成します。企業の規模によって提出すべき書類のカテゴリーが1から4までに分類されており、カテゴリーによって添付書類が異なります。
勤務先の担当者には、会社の正式名称、住所、法人番号などを正確に記入してもらう必要があります。特に重要なのが「活動の内容」の欄です。申請者がどのような職業に就き、具体的にどのような業務を担当するのかを詳細に記載することが、許可の判断に大きく影響します。

申請理由欄は具体的にどう書けばいい？

在留資格変更許可申請では、申請理由書を別途作成して提出することも可能です。この書類では、なぜ現在の在留資格から変更する必要が生じたのか、その具体的な理由を明確に記述します。
例えば、留学生が就職する際は、大学での専攻内容と就職先の職務内容の関連性を説明し、その企業で行う活動の詳細を記載します。変更後の活動内容を具体的に示し、その活動を通じて安定した生活が送れることを客観的な事実に基づいて説明することが、説得力のある理由書を作成する上でのポイントです。

貼り付ける顔写真のサイズや規格のルール

申請書に添付する顔写真のサイズは、縦4cm×横3cmと規定されています。提出の日前6ヶ月以内に撮影され、申請者本人のみが写っているものを使用してください。帽子を着用しておらず、背景がなく、正面を向いていることが条件です。写真の裏面には申請者の氏名を記入し、申請書の写真欄に剥がれないようにしっかりと貼り付けます。スナップ写真の切り抜きや、画質が不鮮明なものは受け付けられないため、証明写真機や写真店で撮影した適切な写真を用意することが求められます。

【ケース別】在留資格変更のパターンと記入例

在留資格の変更は、個々の状況によって申請内容が大きく異なります。ここでは、留学生が就職する場合や、技能実習から特定技能へ移行する場合、国際結婚をした場合など、よくあるパターン一覧を取り上げます。それぞれのケースにおける申請書の記入上の注意点やポイントを、具体的な例を交えながら解説します。

「留学」から就労系の在留資格（技術・人文知識・国際業務など）に変更する場合

在留資格「留学」から「技術・人文知識・国際業務」などの就労系資格へ変更する際、審査で最も重視されるのは、大学や専門学校での専攻内容と就職先での職務内容との間に関連性があるかどうかです。
例えば、大学で情報工学を専攻した学生がIT企業でシステムエンジニアとして働く場合、関連性は明確です。申請理由書などでは、在学中に習得した専門知識やスキルが、入社後の業務で具体的にどのように活かされるのかを説明することが許可を得るための鍵となります。

「留学」から「特定技能」の在留資格に変更する場合

留学生が「特定技能1号」の在留資格へ変更するためには、原則として、希望する分野の技能試験と、国際交流基金日本語基礎テストまたは日本語能力試験（N4以上）の両方に合格しなければなりません。ただし、例外として、介護分野においては、日本の介護福祉士養成施設を卒業した場合、これらの試験が免除される特例があります。
申請時には、試験の合格証明書や養成施設の卒業証明書など、要件を満たしていることを証明する書類の提出が不可欠です。

「技能実習」から「特定技能」の在留資格に変更する場合

技能実習2号を良好に修了した実習生は、「特定技能1号」への在留資格変更が可能です。技能実習で従事していた職種と、特定技能で就労する分野に関連性がある場合、技能試験と日本語能力試験が免除されます。
例えば、技能実習で「農業」に従事していた人が、特定技能でも「農業」分野で働くケースがこれに該当します。関連性のない分野へ移行する場合や、その他のケースでは、原則として各種試験に合格する必要があります。申請にあたっては、技能実習計画の満了を証明する書類などが求められます。

就労目的以外で配偶者等の在留資格に変更する場合

就労系の在留資格から、日本人や永住者との結婚に伴い「日本人の配偶者等」や「永住者の配偶者等」といった身分系の在留資格（配偶者ビザ）へ変更するケースです。この申請では、婚姻関係が偽装ではなく真実であることが最も重要視されます。
審査では、二人の交際経緯から結婚に至るまでの詳細を説明する「質問書」の提出が求められ、その内容の信憑性が厳しくチェックされます。また、日本で安定した生活を継続できる経済的基盤があるかどうかも審査の対象となり、納税証明書などの提出が必要です。

在留資格変更許可申請で知っておきたい注意点

在留資格の変更申請をスムーズに進めるためには、申請書の作成以外にも注意すべき点がいくつかあります。申請書と合わせて提出する必要書類の準備や、正しい提出先の確認、さらにはオンライン申請の活用方法など、手続き全体に関わる重要なポイントを解説します。

申請書以外に準備すべき必要書類一覧

在留資格変更許可申請に必要な書類は、現在の在留資格と変更を希望する在留資格の組み合わせによって大きく異なります。そのため、申請前には必ず出入国在留管理庁の公式ウェブサイトを確認し、自身のケースに応じた必要書類のリストをチェックすることが不可欠です。
一般的に、パスポートや在留カードの提示、証明写真のほか、就労系であれば雇用契約書の写しや会社の登記事項証明書、身分系であれば戸籍謄本や住民票、課税証明書などが求められます。必要な書類は変更する在留資格や就業先の状況によって変わるため、事前に確認したうえで準備してください。

提出先はどこ？最寄りの出入国在留管理局の探し方

在留資格変更許可申請書の提出先は、申請人が居住している地域を管轄する地方出入国在留管理局、その支局、または出張所です。勤務先の所在地ではなく、自身の住居地が基準となる点に注意が必要です。
どの入管が自分の住居地を管轄しているかは、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトにある「組織・機構」のページから確認できます。間違った窓口に提出すると受理されないため、事前に必ず管轄を確認してから足を運ぶようにしてください。

移行準備のための「特定活動」へ変更する際の特例

大学を卒業したものの就職先が決まっていない留学生や、会社を退職して次の転職先を探している外国人は、一定の要件を満たすことで、移行準備期間として「特定活動」という在留資格への変更が認められる場合があります。これにより、就職活動や転職活動を合法的に継続することが可能になります。
この特例を受けるためには、在学中の素行が良好であることや、帰国費用の支弁能力があることなど、複数の条件を満たす必要があります。変更を希望する場合は、在留期間が満了する前に手続きを行うことが重要です。

オンライン申請を利用する方法とメリット

在留資格の変更申請は、出入国在留管理庁が提供する「在留申請オンラインシステム」を利用して、インターネット経由で行うことも可能です。オンライン申請の大きなメリットは、原則24時間いつでもどこからでも手続きができ、入管の窓口で長時間待つ必要がない点です。また、システム上で申請の処理状況を確認することもできます。
利用にあたっては、マイナンバーカードと、それを読み取るためのICカードリーダライタまたは対応スマートフォンが必要です。弁護士や行政書士などの専門職のほか、所属機関の職員などが代理で申請することもできます。

不許可になりやすい理由と審査の対策

申請が不許可となる一般的な原因として、税金や社会保険料の滞納が挙げられます。
特に留学生から就労ビザへ切り替える際、国民年金などの未納が審査に悪影響を及ぼすため、未払いがある場合は申請前に精算しておくか、適切な猶予手続きを行う必要があります。

また、外国語で作成された添付書類には必ず日本語の翻訳文を付けるルールがあり、英語などの母国語のみで提出すると書類不備と見なされるため注意して提出前に確認してください。

在留資格変更許可申請に関するよくある質問

在留資格の変更手続きを進める中で、外国人ご本人や受け入れ企業の担当者からよく寄せられる疑問や質問にお答えします。
申請中の就労可否や手数料、不許可時の対応など、事前に知っておくべき情報をまとめましたので参考にしてください。

変更申請中も現在の仕事は継続できる？

変更申請中であっても、現在保有している在留資格の有効期限内であれば、その資格で認められている範囲内の就労活動や活動内容を継続することが可能です。
ただし、新しい在留カードを受け取る前に在留期限を過ぎてしまっても、特例期間として最大2ヶ月間は適法に在留が認められます。

とはいえ、最初の申請手続き自体は必ず現在の在留期限内に完了させることが何よりも重要です。
不法滞在を防ぐためにも、余裕を持ったスケジュールで手続きを進めてください。

申請にかかる手数料はいくら？

在留資格変更が許可された場合、2025年4月1日以降に受付された申請から、手数料として原則6,000円（オンライン申請の場合は5,500円）の費用が必要となります。この費用は申請書類の提出時ではなく、審査に無事通過して新しい在留カードを窓口で受け取る際に、収入印紙を購入して手数料納付書に貼り付けて納付する仕組みです。収入印紙は出入国在留管理局内にあるコンビニエンスストアや売店、近くの郵便局などで購入できます。なお、万が一審査の結果が不許可となった場合は、新しい在留カードが発行されないため、この手数料を支払う必要はありません。

万が一不許可になった場合、再申請は可能？

審査の結果が不許可となった場合でも、再申請自体は行うことが可能です。
ただし、不許可になった理由を解消しないまま全く同じ内容で再提出しても、再び不許可となる可能性が非常に高くなります。

まずは出入国在留管理局の窓口へ直接足を運び、不許可となった具体的な理由をしっかりと確認してください。
その上で、指摘された書類の修正や不足している情報の補完など、不許可の要因を根本から改善してから再申請の準備を進めることが、最終的に許可を得るための重要なポイントとなります。

手続きを行政書士など専門家に依頼するメリットは？

行政書士などの取次者に申請手続きを依頼することで、自社（企業側）や外国人本人の負担を大幅に軽減できるというメリットがあります。
ケースごとに異なる複雑な提出書類を正確に把握し、最新の法令に沿った書類作成を代理人として代行してもらえるため、ミスを防ぎ審査をスムーズに進めることができます。

また、過去の事例に基づいたアドバイスを受けられるため、不許可のリスクを抑えて確実に変更を行いたい場合にも専門家の知見が非常に役立ちます。

まとめ

在留資格変更許可申請を成功させるには、申請書を正確に作成し、定められた手続きに沿って進めることが不可欠です。申請書は申請者本人が記入する部分と所属機関が作成する部分があり、それぞれで記載内容の正確性が求められます。また、変更の理由を具体的に説明し、自身の状況に応じた適切な添付書類を漏れなく準備することが、審査をスムーズに進めるための鍵となります。
手続きや必要書類は変更される可能性もあるため、申請前には必ず出入国在留管理庁の公式ウェブサイトで最新の情報を確認するようにしてください。
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