就労ビザの審査期間は？申請から取得までの日数の目安を解説

日本で外国人を雇用する、あるいは外国人として働く際に避けては通れないのが就労ビザの申請手続きです。申請から取得までには一定の期間を要するため、入社日などから逆算して計画的に進める必要があります。標準的な審査期間は1か月から3か月とされていますが、申請の種類や時期、個別の状況によって変動します。

本記事では、就労ビザ取得にかかる期間の目安や、審査が長引く理由、手続きをスムーズに進めるためのポイントについて解説します。

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そもそも就労ビザとは？押さえておきたい基本知識

就労ビザとは、外国人が日本で収入を伴う活動を行うために必要な在留資格の通称です。一口に就労ビザといっても、その種類は多岐にわたります。従事する業務内容によって取得すべき在留資格が法律で定められており、それぞれの専門性や技能に応じた資格を取得しなければなりません。そのため、申請にあたっては、まずどのような種類の在留資格が存在し、どの資格が対象となるのかという基本的な知識を理解しておくことが重要です。

日本で外国人が働くために必要な在留資格

外国籍の人が日本で報酬を得る活動に従事するためには、出入国管理及び難民認定法に定められた在留資格の取得が必須となります。「就労ビザ」という言葉が一般的に使われますが、これは法律上の正式名称ではなく、就労が認められている複数の在留資格の総称です。例えば、「技術・人文知識・国際業務」や「技能」といった資格がこれにあたります。反対に、「留学」や「短期滞在」などの在留資格では、原則として就労活動が認められていません。資格外活動許可を得れば一定の範囲でアルバイトは可能ですが、正社員として働く場合は、就労可能な在留資格への変更手続きが必要です。

代表的な就労ビザの種類とそれぞれの対象業務

代表的な就労ビザには、大学で学んだ知識を活かすエンジニアやマーケター、通訳などが対象の「技術・人文知識・国際業務」、外国料理の調理師やスポーツ指導者といった熟練した技能を持つ人材向けの「技能」があります。また、近年では人手不足が深刻な特定の産業分野で働くための「特定技能」という在留資格も設けられました。その他にも、企業の経営者向けの「経営・管理」や、研究者向けの「研究」など、活動内容に応じて非常に多くの種類が存在します。申請する際は、従事する仕事の内容と本人の経歴を照らし合わせ、最も適合する就労ビザを選択することが求められます。

就労ビザの標準的な審査期間は1か月から3か月が目安

出入国在留管理庁では、各種申請における標準処理期間を公表しています。就労ビザに関する申請のうち、海外から外国人を呼び寄せるための「在留資格認定証明書交付申請」の審査期間は、1か月から3か月が目安とされています。ただし、この期間はあくまで標準的なものであり、申請内容や時期によってはこれより短くなることもあれば、長引くこともあります。特に書類に不備があった場合や、審査の過程で追加の資料提出を求められた場合は、さらに時間がかかるため注意が必要です。

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就労ビザの審査期間が変動する3つの理由

就労ビザの審査期間が全ての申請で一律でないのは、いくつかの要因が影響するためです。主な理由として、①申請の種類、②申請時期、③申請者本人と雇用企業の状況、という3つの点が挙げられます。これらの要素がどのように審査期間へ影響を及ぼすのかを事前に把握しておくことで、より現実的なスケジュールを立てることが可能になります。なぜ審査に時間がかかるのか、その背景を理解することは、円滑な手続きの第一歩となります。

申請の種類（新規・変更・更新）によって手続きが異なるため

就労ビザに関する手続きは、海外から新たに呼び寄せる「在留資格認定証明書交付申請」、日本国内で留学生などを採用する際の「在留資格変更許可申請」、そして在留期間を延長する「在留期間更新許可申請」に大別されます。このうち、新規で海外から呼び寄せる申請は、申請者の身元や企業の安定性などを一から審査するため、最も時間がかかる傾向にあります。

一方で、既に在留資格を持つ人の変更や更新は、比較的スムーズに進むことが多いですが、転職を伴う場合などは、新たな勤務先での活動内容が資格に適合するかを慎重に審査されるため、時間を要することもあります。

申請が混み合う時期は審査が長引く傾向があるため

出入国在留管理庁の窓口は、年間を通じて申請件数が常に一定というわけではありません。特に、企業の入社式が集中する4月に向けて、1月から3月は留学生からの在留資格変更申請などが急増し、窓口が非常に混雑します。このような繁忙期に申請を行うと、通常よりも審査期間が長引く可能性が高まります。他にも、夏季休暇や年末年始の長期休暇前なども申請が集中しやすい時期です。入社日などが決まっている場合は、こうした混雑時期を考慮に入れ、可能な限り早めに申請準備を開始することが望ましい対応となります。

申請者本人や雇用企業の状況によって審査内容が変わるため

審査では、申請者本人の学歴や職歴が、従事しようとする業務内容と適合しているかが厳しく問われます。この関連性が明確でない場合、審査官が判断に時間を要したり、追加で説明資料を求められたりすることがあり、審査が長期化する一因となります。また、雇用主である企業の経営状況や規模も審査に影響を与えます。例えば、設立から間もない企業や、過去に外国人雇用で問題があった企業などは、事業の安定性や継続性をより慎重に審査されるため、一般的な企業に比べて審査が長くなる傾向が見られます。

【申請の種類別】就労ビザ取得までにかかる期間を解説

就労ビザの申請から取得までのプロセスは、対象となる外国人が海外にいるか、すでに日本に在留しているかによって大きく異なります。海外から新たに人材を呼び寄せる場合、日本にいる留学生などを採用する場合、そして現在雇用している外国人の在留期間を延長する場合の3つのパターンに分けて、それぞれの手続きと期間の目安を見ていきます。自社がどのケースに該当するのかを確認し、適切な準備を進めることが重要です。

海外から外国人を呼び寄せる場合（在留資格認定証明書交付申請）

海外に住んでいる外国人を日本に招いて雇用する際は、まず雇用主が代理で日本国内の出入国在留管理庁に対し「在留資格認定証明書」の交付を申請します。この証明書の標準的な審査期間は1か月から3か月です。無事に交付されたら、この証明書を本人に国際郵便又はメールで送り、本人が現地の日本大使館または領事館で査証（ビザ）を申請します。査証が発給されて初めて来日が可能になるため、申請準備から入社までには合計で3か月から半年、あるいはそれ以上の期間を見込んでおく必要があります。

日本にいる外国人の在留資格を切り替える場合（在留資格変更許可申請）

日本の大学や専門学校を卒業した留学生を新卒採用する場合や、すでに他の会社で就労している外国人を中途採用する場合には、「在留資格変更許可申請」という手続きを行います。この申請は、現在の在留資格（例：「留学」や「技術・人文知識・国際業務」など）を、新しい勤務先での活動内容に合った在留資格へと切り替えるためのものです。標準的な審査期間は2週間から1か月程度とされていますが、個別の事情や申請時期によっては変動します。許可が下り次第、新しい在留カードが交付され、就労を開始できます。

現在持っている在留期間を延長する場合（在留期間更新許可申請）

すでに就労ビザを持って働いている外国人が、在留期間満了後も同じ会社で働き続けるためには、「在留期間更新許可申請」が必要です。この申請は、在留期間の満了する約3か月前から行うことが可能です。標準的な審査期間は2週間から1か月程度で、比較的スムーズに手続きが進むケースが多いです。万が一、申請中に在留期間の満了日を迎えてしまっても、特例期間として満了日から2か月間は適法に在留できます。ただし、勤務先や職務内容に変更がないことが前提であり、転職を伴う更新の場合は審査が慎重になることがあります。

就労ビザの審査をスムーズに進めるためのポイント

煩雑に思える就労ビザの申請ですが、事前の準備や少しの工夫によって、審査を円滑に進め、結果として許可までの時間を短縮できる可能性があります。重要なのは、書類の正確性、申請理由の明確化、そして余裕を持ったスケジューリングです。ここでは、審査官の負担を減らし、スムーズな審査を促すために企業担当者が押さえておくべき3つの具体的なポイントを紹介します。これらの点を意識することで、予期せぬトラブルや遅延を防ぐことにつながります。

不備がないように必要書類を正確に準備する

申請書類に記入漏れや間違いがあったり、必要な添付書類が不足していたりすると、追加の提出を求められるか、場合によっては申請が受理されません。このような事態は審査の大幅な遅れに直結します。まずは出入国在留管理庁の公式サイトで、最新の必要書類リストを確認し、一つひとつ丁寧に準備を進めることが基本です。特に、卒業証明書や会社の登記簿謄本といった公的な書類には有効期限が定められている場合があるため、期限切れでないかを確認することも重要です。提出前には複数人でダブルチェックを行う体制を整えると、ミスを減らせます。

雇用理由書などで採用の必要性を明確に説明する

審査では、申請者が持つ専門知識や技術が、採用後に従事する職務内容とどう結びつくのか、その関連性が重視されます。なぜ他の日本人ではなく、この外国人を採用する必要があるのか、その合理性を客観的に示すことが許可を得るための鍵となります。この点を説得力をもって説明するために、「雇用理由書」を任意で作成し、提出することをお勧めします。会社の事業内容や具体的な業務内容に触れながら、本人のスキルがどのように貢献するのかを具体的に記述することで、審査官の理解を助け、審査の迅速化が期待できます。

余裕のあるスケジュールで早めに申請手続きを始める

外国人の入社予定日が決まっている場合、その日から逆算して十分な準備期間を確保することが不可欠です。審査期間は1か月から3か月が目安ですが、これはあくまで標準的なものであり、申請が集中する時期や個別審査の状況によっては、これ以上に長引く可能性も常に考慮しなくてはなりません。特に海外から呼び寄せる手続きは、日本国内の審査だけでなく、現地での査証手続きの時間も必要です。審査が遅れることも想定し、入社予定日の半年前には準備を開始するなど、余裕を持ったスケジュールで動くことが肝要です。

まとめ

就労ビザの取得にかかる審査期間は、海外からの新規呼び寄せで1か月から3か月、国内での資格変更や更新で2週間から1か月が一般的な目安です。しかし、この期間は出入国在留管理庁の混雑状況や、申請者個人と雇用企業の状況によって大きく変動します。外国人人材が円滑に日本でのキャリアをスタートできるよう、企業側は手続きの全体像と期間の目安を把握し、計画的に準備を進めることが不可欠です。書類の正確な準備、採用理由の明確な説明、そして何よりも余裕を持ったスケジュール管理を徹底することが、スムーズな就労ビザ取得の鍵となります。

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